Executive Assistant

Pesce & Associates
Toronto, Ontario

Last Day to Apply: September 30, 2022

With offices in Toronto, Montréal, Washington DC, and Rome, Italy, Salt and Light Catholic Media Foundation (Salt + Light Media), a Canadian registered charity is devoted to spreading the Light of Christ to the world through television, social media, podcasts, print and other forms of digital communication in English, French, Cantonese, and Mandarin. Its specialty television network, Salt + Light TV, is carried across Canada on all major cable and satellite TV companies and is also available on its digital streaming app, Salt + Light Plus.

Dedicated to being – and helping others become – the salt of the earth and the light of the world (Mt 5:13-14), Salt + Light Media’s mission is to proclaim Jesus Christ and the joy of the Gospel in Canada and globally by telling stories of hope that bring people closer to Christ, the Catholic faith, and one another. Salt + Light Media is embarking on a growth strategy that will expand the reach of the message to people around the world.

Why work with us?

  1. Ground-breaking opportunities to educate and evangelize in a positive and balanced manner. 
  2. Work-life balance.
  3. Training opportunities/professional development
  4. Passionate team and company culture.
  5. Flexible schedules.
  6. Competitive Compensation and excellent benefits and perks provided.

Job Description

Reporting to the Chief Executive Officer (CEO), the Executive Assistant provides administrative assistance and support to the CEO and the senior management team. This role assists with office operations and supports the Board of Directors, which includes preparing agendas, coordinating/creating material for distribution, minute-taking, tracking agenda items, and organizing special events.

What will you do? 

CEO and Senior Management Team Support

  • Plan CEO’s schedule to accomplish high efficiency in day-to-day tasks and medium-long-term objectives.
  • Determine the priority of inquiries/matters for the CEO’s attention; redirect matters to members of the senior management team or other staff as appropriate.
  • Provide sophisticated calendar management through weekly and long-term schedule of appointments and activities; monitor and stay informed of the CEO’s and senior management team’s priorities and commitments, ensuring that conflicting situations are resolved.
  • Support the CEO with internal and external communications, ensuring responsiveness and ongoing updates on issues.
  • Plan and maintain an efficient and effective process for information flow within the senior management team.
  • Streamline and route material/information to the senior management team in a timely manner, providing additional documentation as needed.
  • Handle highly confidential matters with finesse and discretion.
  • Draft, reply and schedule routine correspondence.
  • Act as liaison with internal/external contacts on behalf of the CEO and senior mmanagement team as required
  • Screen and assess all incoming telephone calls, mail, correspondence, and other material directed to the senior management team to determine content and priority.
  • Co-ordinate all travel for senior management team and prepare travel itineraries.
  • Prepare/review all outgoing correspondence and material issued from the senior management team for format, content, grammar, spelling and make edits as necessary to ensure a high standard of quality is maintained with respect to accuracy, format, and thoroughness.
  • Present a positive and professional image of the executive office to all dignitaries and visitors, suppliers, and inquiries.
  • Provide support to the Board of Directors including Board meetings, annual general meetings and other events.

Office Administration and Other Duties

  • Complete expense reports, pay invoices, and other related duties.
  • Create and maintain a confidential filing system for adherence to privacy standards.
  • Coordinate and assist with various operational needs, including overseeing office systems, including telephone, Internet, and mobile accounts, managing office and employee communications, and liaising with suppliers and vendors on projects and programs, and other office related functions and duties, as assigned
  • Troubleshoot and/or escalate office administration issues.
  • Research and analyze issues of interest to the CEO; assist and coordinate support for human resource and accounting matters.
  • Perform other duties as assigned.

Skills, attributes, and qualifications

Minimum Requirements

  • Diploma in Business/Administration or equivalent combination of education and experience
  • Minimum 5 years’ experience successfully supporting multi-functional C-level executives
  • Advanced level G-Suite and/or Microsoft Office experience (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
  • A strong understanding of the Roman Catholic Church and working knowledge of current issues in the Church and the Church’s interaction with the world
  • A humble and grounded self-confidence, excellent interpersonal skills with constant and consistent demeanor.
  • Excellent written and verbal communication skills.
  • An ability to work respectfully with members of the Catholic hierarchy and clergy
  • Excellent written and verbal communication skills.
  • Dependable and flexible (openly accepts change and a dynamic work environment)
  • Holds a valid passport and is at the ready to travel with the CEO.
  • Holds a valid driver’s license.
  • Ability to effectively prioritize and accomplish multiple tasks.
  • Bilingual preferred (English/French). Italian and/or Spanish considered an asset.
  • Must be highly organized and able to prioritize, with ease, tasks in a fast-paced environment.
  • Must exhibit professionalism and composure in stressful situations and in meeting short deadlines.
  • Exceptional attention to detail.
  • Must be a reliable team-player willing identify and act on prudently additional responsibilities.
  • Ability to interact, communicate and, when necessary, persuade in a polished and professional manner with senior executive management, internal and external stakeholders
  • Ability to anticipate needs of CEO and senior management team and work independently with minimal supervision
  • Strong initiative, self-starter with a commendable work ethic and a positive attitude.
  • Ability to be discreet and maintain confidentiality.

Please submit your cover letter and resume in confidence by September 30, 2022.

We thank all applicants but only those to be considered for an interview will be contacted.

Salt and Light Media is an equal opportunity employer that is committed to inclusive, barrier-free recruitment and selection processes. If contacted for an interview, please let us know if you require accommodation.

Avec des bureaux à Toronto, Montréal, Washington DC et Rome, Italie, la Fondation catholique Sel et Lumière média (Sel et Lumière média), un organisme de bienfaisance canadien enregistré, se consacre à la diffusion de la lumière du Christ dans le monde par le biais de la télévision, des réseaux sociaux, des podcasts, de la presse écrite et d'autres formes de communication numérique en anglais, français, cantonais et mandarin. Son réseau de télévision spécialisée, Télévision Sel + Lumière, est diffusé partout au Canada par la plupart des grandes entreprises de télévision par câble et par satellite et est également disponible sur son application de diffusion numérique, SL Plus.

Dédié à être – et à aider les autres à devenir – le sel de la terre et la lumière du monde (Mt 5,13-14), Sel et Lumière média a pour mission de proclamer Jésus-Christ et la joie de l'Évangile au Canada et dans le monde entier en racontant des histoires d'espérance qui rapprochent les hommes et les femmes d’aujourd’hui au Christ, à la foi catholique et les uns aux autres. Sel et Lumière média se lance dans une stratégie de croissance qui permettra d'étendre la portée du message aux gens du monde entier.

Pourquoi travailler avec nous ?

  1. Des opportunités inédites d'éduquer et d'évangéliser de manière positive et équilibrée.
  2. Un équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle.
  3. Opportunités de formation et de développement professionnel.
  4. Une équipe et une culture d'entreprise passionnantes.
  5. Des horaires flexibles.
  6. Une rémunération compétitive et d’excellents avantages sociaux.

Description du poste

Relevant du Président-Directeur général (PDG), l'assistant(e) exécutif/exécutive fournit une aide et un soutien administratifs au PDG et à l'équipe de direction. Le titulaire de ce poste soutient les opérations du bureau ainsi que les activités du conseil d'administration, ce qui comprend la préparation des ordres du jour, la coordination et la création de documents à distribuer, la rédaction des comptes rendus, le suivi des points à l'ordre du jour et l'organisation d'événements spéciaux.

Que ferez-vous ? 

Soutien au PDG et à l'équipe de direction

  • Planifier l'emploi du temps du PDG pour atteindre une grande efficacité dans les tâches quotidiennes et les objectifs à moyen et long terme.
  • Déterminer la priorité des demandes/questions à l'attention du PDG ; rediriger les questions vers les membres de l'équipe de direction ou d'autres employés, le cas échéant.
  • Assurer une gestion efficace de l'agenda par le biais d'un calendrier hebdomadaire et à long terme des rendez-vous et des activités ; suivre et se tenir informé des priorités et des engagements du PDG et de l'équipe de direction, en veillant à ce que les situations conflictuelles soient résolues.
  • Soutenir le PDG dans ses communications internes et externes, en veillant à ce qu'il soit réactif et à ce qu'il soit informé en permanence des problèmes.
  • Mettre en place et maintenir un processus efficace pour la circulation de l'information au sein de l'équipe de direction.
  • Rationaliser et acheminer des documents et des informations à l'équipe de direction en temps opportun, en fournissant des éléments supplémentaires si nécessaire.
  • Traiter les questions hautement confidentielles avec finesse et discrétion.
  • Rédiger, répondre et planifier la correspondance quotidienne.
  • Assurer le lien avec les contacts internes/externes au nom du PDG et de l'équipe de direction, le cas échéant.
  • Filtrer et évaluer tous les appels téléphoniques entrants, le courrier, la correspondance et d’autres documents destinés à l'équipe de direction, afin d'en cerner les contenus et la priorité.
  • Coordonner tous les déplacements de l'équipe de direction et préparer les itinéraires de voyage.
  • Préparer/examiner toute la correspondance et les documents qui émanent de l'équipe de direction afin d'en vérifier le format, le contenu, la grammaire et l'orthographe, et d’apporter les modifications nécessaires pour garantir le maintien d'un haut niveau de qualité en ce qui concerne l'exactitude, le format et la rigueur.
  • Présenter une image positive et professionnelle du bureau exécutif à tous les dignitaires et visiteurs, aux fournisseurs et à ceux et celles qui demandes des renseignements.
  • Fournir un soutien au conseil d'administration, notamment pour les réunions du conseil, les assemblées générales annuelles et d'autres événements.

Administration du bureau et autres tâches

  • Remplir les rapports de dépenses, payer les factures et d’autres tâches connexes.
  • Créer et maintenir un système de classement confidentiel pour respecter les normes de confidentialité.
  • Coordonner et aider à répondre à divers besoins opérationnels, notamment en supervisant les systèmes du bureau, y compris les comptes de téléphone, d'Internet et de téléphonie mobile, en gérant les communications au sein du bureau et avec les employés, en assurant le lien avec les fournisseurs et les vendeurs pour des projets et des programmes, ainsi que d'autres fonctions et tâches liées au bureau, selon les besoins.
  • Dépanner et/ou remonter les problèmes d'administration ou du bureau.
  • Rechercher et analyser les questions d'intérêt pour le PDG ; aider et coordonner le soutien pour des questions de ressources humaines et de comptabilité.
  • Effectuer d'autres tâches selon les besoins.

Compétences, attributs et qualifications

Exigences minimales

  • Diplôme en commerce/administration ou une combinaison équivalente d'éducation et d'expérience.
  • Au moins 5 ans d'expérience dans le soutien de cadres multifonctionnels de niveau C.
  • Une expérience de niveau avancé de G-Suite et/ou de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
  • Une bonne compréhension de l'Église catholique romaine et une bonne connaissance des questions d'actualité dans l'Église et de l'interaction de l'Église avec le monde.
  • La confiance en soi, humble et bien ancrée, d'excellentes compétences interpersonnelles et un comportement qui est fiable et cohérent.
  • D’excellentes aptitudes de communication, à l’écrit et à l’oral.
  • La capacité de travailler respectueusement avec les membres de la hiérarchie catholique et du clergé.
  • Fiabilité et flexibilité (capable de s’adapter aux changements et de travailler dans un cadre dynamique).
  • Détenir un passeport valide et être prêt à voyager avec le PDG.
  • Détenir un permis de conduire valide.
  • La capacité d’établir des priorités et d’accomplir de multiples tâches.
  • Bilingue de préférence (anglais/français). L'italien et/ou l'espagnol sont considérés comme un atout.
  • Doit être très organisé(e) et capable de hiérarchiser, avec facilité, les tâches de manière rapide et efficace.
  • Doit faire preuve de professionnalisme et de sang-froid dans des situations stressantes et dans le respect de délais courts.
  • Attention exceptionnelle aux détails.
  • La capacité de collaborer en équipe, prêt(e) à identifier et à assumer prudemment des responsabilités supplémentaires.
  • La capacité d’interagir, de communiquer et, si nécessaire, de persuader de manière polie et professionnelle avec des cadres supérieurs et des parties prenantes internes et externes.
  • La capacité d’anticiper les besoins du PDG et de l'équipe de direction et à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision.
  • Un sens de l'initiative, un esprit d'autonomie avec une éthique de travail louable et une attitude positive.
  • La capacité d’être discret et de préserver la confidentialité.

Veuillez envoyer votre lettre de motivation et votre curriculum vitae en toute confidentialité avant le 30 septembre 2022.

Nous remercions tous les candidats, mais seuls ceux qui seront considérés pour un entretien seront contactés.

Sel et Lumière média est un employeur qui respecte l'égalité des chances et s'engage à mettre en place des processus de recrutement et de sélection inclusifs et sans obstacles. Si vous êtes contacté(e) pour un entretien, veuillez nous faire savoir si vous avez besoin d'aménagements particuliers.

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