Administrative Officer / Agent·e administratif·ve

Administrative Officer

[FRENCH POSTING BELOW]

Position type: 10-month contract, full time, four days a week (32 hours)

Location: Ottawa (Hybrid, at least two days a week in the office)

Salary Range: $52,000-$55,000 annually

Come join our dynamic feminist team! Do you have a passion for administration and keeping things running smoothly? Are you energized by working in a collaborative, mission-driven environment where your organization skills and attention to detail truly matter? The National Association of Women and the Law (NAWL) is seeking a proactive, detail-focused Administrative Officer to join our vibrant team in Ottawa, ON. This role is ideal for someone who takes pride in administrative work and is eager to contribute their skills to a feminist, intersectional organization.

NAWL is a nonprofit organization dedicated to advancing substantive equality for all women in Canada through law reform, particularly at the federal level. Our work addresses many areas of women’s rights, including violence against women, reproductive justice, climate justice, and women’s economic security.

POSITION SUMMARY

As our Administrative Officer, you’ll play a crucial role in ensuring the smooth operation of NAWL. Your primary responsibilities will include general office duties, member and donor communication, and providing administrative and logistical support to the team and various projects. This role is ideal for someone who enjoys making sure everything run efficiently, stays organized, has a strong attention to details, and takes pride in supporting the work of a vibrant team.

This is a full-time position starting in June 2025 and ending on March 31^st, 2026.

KEY RESPONSIBILITIES

RESPONSIBILITIES OF THE ADMINISTRATIVE OFFICER 

General Administration 

• Answer phone calls and monitor our general organization inbox. 
• File and scan all incoming mail, sending scans to team members promptly. 
• Maintain office supplies and order as required. 
• Provide administrative assistance to the executive team. 
• Schedule meetings and take minutes. 
• Serve as the first point of contact for basic tech issues, managing passwords, liaising with IT support, and maintaining tech inventory.
• Support the onboarding of new employees, volunteers, and interns. 
• Provide logistical support, including booking travel, accommodation, event spaces, arranging catering, and setting up audio/visual equipment. 
• Provide support to the team to schedule webinars through Zoom. 
• Liaise with equipment and service providers. 

Financial Administration 

• Assist the Executive Director in managing the use of the NAWL credit card and petty cash. 
• Track invoices and file them appropriately. 
• Provide administrative support for NAWL’s annual audit. 
• Deposit and log cheques. 
• Prepare or review expense claims and prepare GST & HST calculations. 

Document management

• Improve and maintain the filing system for hard and electronic files; organize and archive records and documents, and digitize hard copies. 
• Review and format documents, including simple graphic design, copy editing, and short translations as needed (if bilingual).
• Document key activities.

Governance Support 

• Provide scheduling and logistical support for meetings of the Board of Directors and Board committees. 
• Maintain current Board contact information and email distribution list. 
• Attend Board Committee meetings and take minutes (including occasional meetings outside of regular office hours). 

Donor Stewardship 

• Support donor stewardship, including ensuring all charitable receipts are completed in a timely manner. 
• Maintain, input, and extract information into/from Donor Perfect. 
• Maintain consistent donor/client information, either as a new entry or by reviewing, correcting, deleting, or re-entering data in existing accounts. 
• Regularly check for and resolve duplicate donor accounts. 
• Provide reports and segment mailing lists as needed. 
• Prepare thank-you letters and help assemble donor packages.

Other 

• Serve as the first point of contact for basic tech issues, managing passwords, liaising with IT support, and maintaining tech inventory.
• Perform ad-hoc tasks as needed to support the work of the NAWL team. 

QUALIFICATIONS

Required

• 3+ years of experience with regular administrative procedures and / or logistical roles.
• Well-organized, resourceful, able to accurately prioritize tasks, and adapt to changing circumstances.
• Ability to work collaboratively as a team member and ability to be self-motivated and work independently when appropriate.
• Flexibility and adaptability to different working styles and processes.
• Strong writing skills, with particular attention to detail.
• Required knowledge and experience with M365 apps (SharePoint, Word, Excel, PowerPoint, etc.) and Zoom.
• Willingness and desire to learn new programs and apps as needed.
• Relevant education and experience pertaining to the position.

Assets

• Fluent in both English and French (strongly preferred).
• Experience using any of the following tools: WordPress / Donor Perfect / Canva / Slack / Notion / Dext / QBO.
• Experience and knowledge of email distribution tools (Constant Contact).
• Experience working in advocacy, the feminist sector or a nonprofit.

Work environment and work conditions

• As a feminist employer, NAWL offers a 4-day workweek, Monday to Thursday.
• Indicate in your application if you are based in the Ottawa region, and if you are able to work in-person at NAWL’s Ottawa office at least two days per week. This is a requirement for this position.
• You may occasionally have to work outside of normal work hours (for example, evening meetings or events, weekend staff retreat).

Equal opportunity

NAWL values the unique skills and experiences each individual has to offer and we are committed to creating an inclusive and accessible organization. We are committed to providing barrier-free and accessible employment practices in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA). If you require accommodation to participate fully in our recruitment processes, please let us know when we contact you.

NAWL is an equal opportunity employer seeking to live its values in all we do. We are committed to taking proactive steps to provide and create opportunities for historically marginalized groups. We seek applicants who will strengthen our commitment to diversity, equality, and inclusion. We strongly encourage qualified candidates from Indigenous, Black, and other racialized persons, 2SLGBTQI+ people, individuals with disabilities, and other members of marginalized communities to consider working with and for NAWL. We recognize that structural barriers shape experiences and job qualifications, and therefore we seek to use employment equity to evaluate candidates who meet the required qualifications.

If you are comfortable doing so, you are encouraged in your cover letter to identify as a member of an equity-deserving group.

Women and gender-diverse individuals often hesitate to apply when they do not meet 100% of the posted criteria. If you believe you would be a good match, please apply indicating your strengths and opportunities for growth, even if you don’t have every skill we are looking for.

How to apply

Please include:

• a complete CV
• a cover letter of up to two pages explaining your most relevant experiences and how you meet the requirements for this position.

Applications will be received on a rolling basis and evaluated starting May 12^th, 2025 and until the position is filled.

Candidates whose applications pass the screening process will be asked to do a one-hour assignment to evaluate required skills. Additionally, an interview and reference check will take place.

Agent·e administratif·ve

Type de poste : Contrat de 10 mois, temps plein, quatre jours par semaine (32 heures)

Lieu : Ottawa (Hybride, au moins deux jours par semaine au bureau)

Échelle salariale : 52 000 $ - 55 000 $ par an

Rejoignez notre équipe ! Vous avez une passion pour l'administration et le bon fonctionnement des choses ? Êtes-vous stimulé·e par le fait de travailler dans un environnement collaboratif, axé sur la mission, où vos compétences en matière d'organisation et votre souci du détail comptent vraiment ?

L'Association nationale Femmes et Droit (ANFD) est à la recherche d'un·e agent·e administratif·ve pour se joindre à son équipe à Ottawa (Ontario). Ce poste est idéal pour une personne fière de son travail administratif et désireuse de mettre ses compétences au service d'une organisation féministe et intersectionnelle.

L'ANFD est une organisation à but non lucratif qui se consacre à l'avancement de l'égalité réelle pour toutes les femmes au Canada par le biais de la réforme du droit, en particulier au niveau fédéral. Notre travail porte sur de nombreux domaines des droits des femmes, y compris la violence faite aux femmes, la justice reproductive, la justice climatique et la sécurité économique des femmes.

RÉSUMÉ DU POSTE

En tant qu'agent·e administratif·ve, vous jouerez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de l'ANFD. Vos principales responsabilités comprendront les tâches générales de bureau, la communication avec les membres et les donateur·ices, ainsi que le soutien administratif et logistique à l’équipe et aux divers projets. Ce poste est idéal pour une personne qui aime s'assurer que tout fonctionne efficacement, qui est organisée, qui a le souci du détail et qui est fière de soutenir le travail d'une équipe dynamique.

Il s'agit d'un poste à temps plein commençant en juin 2025 et se terminant le 31 mars 2026.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Administration générale

• Répondre aux appels téléphoniques et surveiller la boîte de réception de l'organisation générale. Classer et scanner tout le courrier entrant, en envoyant rapidement les scans aux membres de l'équipe.
• Gérer les fournitures de bureau et les commander si nécessaire.
• Fournir une assistance administrative à l'équipe de direction.
• Planifier les réunions et prendre des notes.
• Contribuer à l'intégration des employé·es, bénévoles et stagiaires.
• Servir de premier point de contact pour les problèmes techniques de base, gérer les mots de passe, assurer la liaison avec l'assistance informatique et maintenir l'inventaire technique.
• Offrir un soutien logistique, notamment pour la réservation de déplacements, d’hébergements, de lieux d’événements, l’organisation de services de traiteur et l’installation d’équipements audiovisuels.
• Appuyer l’équipe dans la planification des webinaires via Zoom.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs d’équipements et de services.

Administration financière

• Assister la directrice générale dans la gestion de l'utilisation de la carte de crédit de l'ANFD et de la petite caisse.
• Assurer le suivi des factures et les classer de manière appropriée.
• Apporter un soutien administratif à l'audit annuel de l'ANFD.
• Déposer et enregistrer les chèques.
• Préparer ou réviser les notes de frais et préparer les calculs de la TPS et de la TVH.

Gestion des documents

• Améliorer et maintenir le système de classement des dossiers papier et électroniques ; organiser et archiver les dossiers et les documents, et numériser les copies papier.
• Réviser et mettre en forme les documents, y compris la conception graphique simple, l'édition et de courtes traductions si nécessaire (si bilingue).
• Documenter les principales activités.

Soutien à la gouvernance

• Assurer la programmation et le soutien logistique des réunions du conseil d'administration et de ses comités.
• Tenir à jour les coordonnées des membres du conseil d'administration et la liste de distribution des courriels.
• Assister aux réunions des comités du conseil d'administration et prendre des notes (y compris les réunions occasionnelles en dehors des heures de bureau).

Gestion des donateur·ices

• Soutenir la gestion des donateur·ices, notamment en veillant à ce que tous les reçus soient établis dans les temps.
• Tenir à jour, saisir et extraire des informations dans Donor Perfect.
• Maintenir des informations cohérentes sur les donateurs·ices.
• Vérifier régulièrement s'il y a des doublons dans les comptes des donateur·ices et les résoudre.
• Fournir des rapports et des listes de diffusion segmentées selon les besoins.
• Préparer des lettres de remerciement et aider à assembler des paquets pour les donateur·ices.

Autres tâches

• Effectuer des tâches ad hoc selon les besoins pour soutenir le travail de l'équipe de l'ANFD.

QUALIFICATIONS

Exigences

• 3 ans ou plus d'expérience dans le domaine des procédures administratives et/ou des fonctions logistiques.
• Excellent sens de l’organisation, capacité à prioriser les tâches et s'adapter à des circonstances changeantes.
• Capacité à travailler en collaboration au sein d'une équipe et à travailler de manière indépendante le cas échéant.
• Flexibilité et adaptabilité à différents styles et processus de travail.
• Solides compétences rédactionnelles, avec une attention particulière aux détails.
• Connaissance et expérience requises des applications M365 (SharePoint, Word, Excel, PowerPoint, etc.) et de Zoom.
• Volonté et désir d'apprendre de nouveaux programmes et applications en fonction des besoins.
• Formation et expérience pertinentes pour le poste.

Atouts

• Maîtrise de l'anglais et du français (de préférence).
• Expérience de l'utilisation de l'un des outils suivants : WordPress / Donor Perfect / Canva / Slack / Notion / Dext / QBO.
• Expérience et connaissance des outils de distribution de courriels (Constant Contact).
• Expérience de travail dans le domaine du secteur féministe ou d'une organisation à but non lucratif.

Environnement et conditions de travail

• En tant qu'employeur féministe, l'ANFD offre une semaine de travail de 4 jours, du lundi au jeudi.
• Indiquez dans votre candidature si vous êtes basé·e dans la région d'Ottawa et si vous êtes en mesure de travailler en personne au bureau d'Ottawa de l'ANFD au moins deux jours par semaine. Il s'agit d'une exigence pour ce poste.
• Il se peut que vous ayez à travailler occasionnellement en dehors des heures normales de travail (par exemple, réunions ou événements en soirée, retraite du personnel en fin de semaine).

Rémunération, vacances et avantages sociaux  

• L’échelle salariale pour ce poste est de 50, 000 à 55, 000 dollars par an, en fonction des qualifications et de l’expérience.   
• L’ANFD offre des conditions de travail compétitives, incluant un régime de vacances payées compétitives et une fermeture des bureaux la dernière semaine de l’année.   
• Ensemble d'avantages sociaux concurrentiels. 

Égalité des chances  

L’ANFD apprécie les compétences et les expériences uniques que chaque personne a à offrir et nous nous engageons à créer une organisation inclusive et accessible. Nous nous engageons à fournir des pratiques d'emploi accessibles et sans obstacles, conformément à la Loi sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (LAPHO). Si vous avez besoin de mesures d'adaptation pour participer pleinement à nos processus de recrutement, veuillez nous en informer lorsque nous vous contacterons. 

L’ANFD prône l'égalité des chances et cherche à mettre en pratique ses valeurs dans tout ce qu'elle fait. Nous nous engageons à prendre des mesures proactives pour offrir et créer des opportunités pour les groupes historiquement marginalisés. Nous recherchons des candidat·es qui renforceront notre engagement en faveur de la diversité, de l'égalité et de l'inclusion. Nous encourageons vivement les candidat·es qualifié·es parmi les personnes autochtones, les personnes racisées, les personnes 2ELGBTQIA+, les personnes handicapées et les autres membres des communautés marginalisées à envisager de travailler avec et pour l’ANFD. Nous reconnaissons que les barrières structurelles façonnent les expériences et les qualifications professionnelles, et nous cherchons donc à utiliser l'équité en matière d'emploi pour évaluer les candidat·es qui répondent aux qualifications requises. 

Si vous êtes à l'aise de le faire, vous êtes encouragé·e dans votre lettre de présentation à vous identifier comme membre d'un groupe en quête d'équité. 

Les femmes et les personnes marginalisées hésitent souvent à postuler lorsqu'elles ne répondent pas à 100 % des critères affichés. Si vous pensez que vous seriez un·e bon·ne candidat·e, nous vous invitons à postuler en indiquant vos forces et vos opportunités de croissance, même si vous n'avez pas toutes les compétences que nous recherchons. 

Comment postuler 

Veuillez inclure dans votre candidature :  

• Un CV complet 
• Une lettre de motivation d'au plus deux pages expliquant vos expériences les plus pertinentes et comment vous répondez aux exigences de ce poste.

Les candidatures seront évaluées au fur et à mesure à partir du 12 mai 2025 et jusqu’à ce que le poste soit pourvu.

Les candidat·es dont les candidatures passent le processus de présélection seront invité·es à faire un travail d'évaluation qui peut prendre la forme d'un travail écrit. En outre, une entrevue et une vérification des références auront lieu.